外贸业务员学习笔记

o( ￣⌣￣ )o included in Foreign_trade

2025-05-24 6988 words 14 minutes

Contents

参考资料

一、初探外贸

1. 业务员知识体系

产品知识

材料、应用场景、技术参数、生产工艺、成本结构
商务流程

生产周期、付款方式、包装、运输
市场策略

销售策略、定价方法、成本核算
政策与优势

进口税率、出口退税率、产品核心卖点、客户利益点、相较于同行的竞争优势
跟单流程

生产通知、出货、（商检、装柜、报关）、核销、退税
市场分析

分析公司老客户、同行客户，或通过海关数据，找出哪些公司在采购公司产品，并进行客户分类

2. 开发客户前的准备工作

精通产品

能够用英语流利地介绍产品知识
熟悉出口流程

掌握出口业务的整个操作流程
了解公司政策

熟悉公司内部的销售政策和规定
研究目标市场

了解目标国家或地区的语言、政策法规
洞察客户角色

明确目标客户在公司中的角色，以及他们的购买流程和决策机制
备齐销售工具

准备好报价单、PI（形式发票）模板。可以考虑搭建一个 CRM 客户管理系统

3. 常见的开发客户途径

展会
- 类型： 国内展会、国外展会、专业性展会（如 CES）、综合性展会（如广交会）。
- 技巧： 查询以往参展商的名录。
B2B 平台
- 国内： 阿里巴巴、Made-in-China、环球资源。
- 国外： Yellow Page、B2Bdirectory 等。
- 搜索技巧： 在 Google 搜索 “TOP B2B marketplace/directories/yellow page + 行业关键词”。
- 辅助工具： 安装 SimilarWeb 插件，分析网站流量和访客来源国家。
- 关键思考： 你能搜到的客户，同行也能搜到。思考你的独特优势是什么？
社交媒体
- LinkedIn： 建立公司主页，适合 B2B 业务开发（不同于 2C 社交媒体）。
付费数据库
- 类型： 购买海关数据，或其他商业数据库如邓白氏、Zoominfo。
人脉转介绍
- 来源： 工厂、货代、现有客户。
线下拓展
- 方式： 海外地推。

二、外贸全流程详解

1. 获客

Google 搜索

通过产品关键词、目标地区等搜索客户信息
Facebook

搜索目标公共主页或相关小组
LinkedIn

搜索个人或公司，并关注关键决策人
WhatsApp

获取并保存客户手机号码
海关数据

挖掘潜在客户
展会
- 参加国内展会时，可邀请客人参观工厂
- 参加国外展会时，可请求参观客户工厂，进行市场调研和地推

2. 开发客户

坚持运营
- 在 WhatsApp 上定期发送不同主题的开发信。
- 在社交媒体平台持续更新内容，与目标客户积极互动。
备齐资料
- 文件： 产品目录、产品图、箱单明细。
- 名片： 确保印有 App 账号、邮箱等联系方式。
- 多媒体素材： 录制工厂生产视频、准备高质量产品图片。
核心目标 通过各种方式，最大限度地曝光自己的产品。

3. 接单

报价前准备

通过 Google、海关数据等渠道进行客户背景调查。
付款方式
- TT（电汇）
- L/C（信用证）
- D/P（付款交单）
- D/A（承兑交单）
报价单制作

内容需详细、术语准确，包含装箱数据、交货期、价格、付款方式等。
谈判技巧

持续学习和实践。
资质认证

尽力申请并获得相关质量认证证书。
发票类型
- 形式发票 (Proforma Invoice, PI)： 备注与客户达成的所有细节，作为单价、规格的参考性文件。
- 商业发票 (Commercial Invoice, CI)： 出口商提供给进口商的记账、结款、报关凭证。

4. 跟单

生产计划 明确产品要求和包装明细。
进度汇报 定期向客户汇报生产进度，如有延期需提前告知。
对接货代
- 制作托书： 提供收货人信息、通知方信息、港口名称、货物装箱单。
- 制作报关资料： 提供 CI、装箱单、报关单。
制作清关资料 为客户提供 CI、装箱单、B/L（海运提单）。

5. 售后

客户档案： 建立并维护客户档案。
反馈统计： 统计客户反馈意见。
质量追踪： 统计产品质量和售后服务情况。

三、主流跨境电商平台运营逻辑

SHEIN 商品生命周期管理

商品层次判定依据： 上架天数、周销量。
用途： 用于判断备货情况。
商品层次分类：
- 正常备货类：
  - 新款/新款 A/备货款 A/备货款 B： 上架不超过 28 天且符合一定周销标准的为“新款”，否则归为“备货款”。带 “A” 的表示销量较好。
- 不备货类：
  - 新款滞销/售完下架/清仓款/退供款/QQK（侵权款式）：
    - 新款滞销若通过促销活动提升销量，有机会回流至“新款 A”。
    - 售完下架和清仓款无法再备货。
    - 清仓期限内未售完的将退供，退货运费由卖家承担。
产品生命周期：
- 新品期（新款）→ 成长期（新款 A）→ 成熟期（备货款 A）→ 转折期（备货款 B）→ 衰退期（售完下架）。
- 根据周销情况，商品层次会动态变化，备货款也可能变为滞销款。
更新频率： 商品层次每天更新。
优化手段： 优化链接标题、图片、价格，参加促销活动。
库存与在售状态：
- 新款：
  - 上架 ≤14 天：虚拟售卖状态，根据商家仓库存显示是否在售。
  - 上架 >14 天：实际售卖状态，根据 SHEIN 仓库存显示是否在售。
- 备货款： 根据 SHEIN 仓库存显示是否在售。
备货规则： 7 天销量达到或超过备货标准，即可转为可备货款。

Temu 运营流程

大致流程： 发布商品 → （寄样 → 审版） → 申报价格 → 创建首单 → 发布至站点正式售卖
（注：钥匙扣等小商品可能无需寄样和审版环节）

发布商品

完成商品发布。
价格申报

在【上新生命周期管理】中，等待价格申报结果，并进行价格核算。
创建首单

核价通过后，在【销售管理】中找到对应商品，点击【申请备货】，等待审核通过。审核通过后即可下首单，将货物备至平台国内仓库。
发货与售卖

在【备货单管理】中，将备货单加入发货台，打印发货单并粘贴在商品上。货发到平台国内仓库并通过质检后，会自动加入站点，正式开售。

四、直播学习记录

1. 富通天下直播 (24.03.08) - 数据运营

核心目标

沉淀公司的私域流量池。
邮件技巧

邮件需在合适的时间送达合适的客户邮箱，避免成为垃圾邮件。
流量时代挑战

存在信息茧房，小卖家可能因平台屏蔽而无法接触到大买家。
数据应用

数据人人可得，关键在于如何利用。利用海关数据的过程如同“淘金”。
用户背景调查
- 例如，针对美国客户，邮件发送时间应选在北京时间晚上 10 点以后。
- 通过数据分析，了解哪些国家采购商多、进口量大，从而判断市场需求和商机。
工作习惯

每天挖掘新客户，做好客户背景调查与分类，并制定固定的开发和跟进周期。

2. 麦穗直播 (23.12.13) - 邮件营销与开发

邮件标题技巧
- 产品+用途：PVC patch for shoe charms or key chains
- 问句（嵌入优势）：How to get the durable footwear?
- 实战标题：[$contact name] read this mail to get benefited
邮件正文要点
- 开篇介绍：简要介绍公司及核心优势。
- 服务/产品介绍：突出产品特性（如防水、阻燃）和定制化能力。
- 引导互动：结尾附上社媒链接，引导客户关注，因为社媒是建立联系最便捷的方式。
- 内容差异化：避免千篇一律，否则可能影响邮件进箱率。
客户关注点分析
- 经销商：更关注产品是否畅销、利润空间、售后保障、发货速度。
- OEM 客户：更关注产品和技术能力、质量稳定性、交付能力。
- 终端制造商：更关注产品质量、售后保障、价格优势。
后期跟进
- 海关数据的核心价值在于筛选和找到目标客户。
- 开发信的打开率通常在 10%~15%。对于已打开但未回复的意向客户，需要长期跟进，持续刷“存在感”。

巧用 ChatGPT

字段	说明
公司名称	填写公司名
产品	填写核心产品
要求	如高质量、专业等
输出语言	如英语、西班牙语
语言风格	如专业、口语、幽默
邮件长度	短、中、长
使用场景	开发信、节日祝福等
公司/产品/服务优势	列出关键优势
其他	如要求对方添加社媒等

示例提示词

 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15


帮我写一封外贸客户开发信，要求如下所示，一定注意需要的是英文，切记切记：

| 方面 | 要求 |
| :--- | :--- |
| 公司名称 | IAUT |
| 产品 | EVA slipper |
| 要求 | 信件内容高质量、语言专业 |
| 输出语言 | 英语 |
| 语言风格 | 专业又略带幽默 |
| 邮件长度 | 中等 |
| 使用场景 | 开发信 |
| 公司优势 | 适当发挥 |
| 产品优势 | 适当发挥 |
| 服务优势 | 适当发挥 |
| 其他 | 最后希望对方可以添加一下我们的社媒 |

五、专项知识

1. 角色与模式

进口商 (Importer)： 从国外购买商品并引入本国市场的商家。
买家 (Buyer)： 购买商品或服务的个人或公司。
公司 (Company)： 从事商业活动的独立法律实体。
批发商 (Wholesale)： 低价大量采购，再高价转售给零售商，不直接服务终端消费者（坐商）。
分销商 (Distributor)： 从生产商处购买产品，分销给零售商或其他渠道，有服务终端消费者的意识（行商）。
代理商： 代理单一或多个品牌。
零售商 (Retailer)： 直接面向消费者销售商品或服务。
供应商 (Supplier)： 提供商品、材料或服务的公司或个人。
外贸 Soho： 在家办公的外贸从业者，自己充当中间人，联系工厂和客户。
掮客： 旧指介绍买卖并从中抽取佣金的人。

2. 技术与文件

传真 vs. 邮件： 传真地点对点传输，有法律效力；邮件人对人传输，保密性较弱。
外贸单证： 包括合同、发票、装箱单、提单、装船通知、保险单、各类检验证明、原产地证、受益人证明等。
HS 编码 vs. SIC 编码：
- HS 编码（海关编码）： 国际通用的商品分类编码。
- SIC 编码（标准产业分类代码）： 美国政府为收集、分析和描述经济数据而设的产业分类代码。
OEM vs. ODM：
- OEM（Original Equipment Manufacturer，原始设备制造商）： 代工生产，按客户要求生产。
- ODM（Original Design Manufacturer，原始设计制造商）： 不仅代工生产，还提供产品设计服务。

3. 塑料材质特性

材质	参考耐热温度范围	耐酸性	耐碱性	耐酒精	耐食用油类性	常见应用与备注
HDPE (高密度聚乙烯)	90~110℃	O	O	O	O	洗发水瓶、沐浴露瓶，不易清洁，不推荐重复使用（编号 02）
LDPE (低密度聚乙烯)	70~90℃	O	O	O	O	保鲜膜、塑料膜，不耐高温（编号 04）
PVC (聚氯乙烯)	60~80℃	O	O	O	O	下水道管材、人造革，高温易产生有害物质（编号 03）
PP (聚丙烯)	100~130℃	O	O	O	O	微波炉餐盒，耐高温（编号 05）
PS (聚苯乙烯)	70~90℃	O	O	X	X	快餐盒、透明杯罐，不耐热、酒精、油（编号 06）
ABS	70~100℃	O	O	X	O	家电、玩具、配件，综合性能好
PC (聚碳酸脂)	120~130℃	O	X	O	O	水瓶、奶瓶，有争议，可能析出双酚 A（编号 07）
PET (聚对苯二甲酸乙二醇酯)	60~180℃	O	O	O	O	矿泉水瓶、饮料瓶，不能循环使用，不耐热（编号 01）
PMMA (亚克力)	70~90℃	O	O	X	O	有机玻璃，用于标牌、室内用品
TPE (人造橡胶)	-	-	-	-	-	弹性好，易上色，耐撕拉，可作鞋底

注：O 表示适用，X 表示不适用。

六、开发信实操指南

1. 注意事项

发送时间
- 原则： 关注客户时差。
- 建议时段： 上午 9:00-10:30，下午 15:00-16:00（客户当地时间）。
- 避开： 周一上午和周五下午。
邮箱有效性
- 必要性： 发送大量无效邮件会损害域名信誉，可能被服务商拉黑，并占用发送额度。
- 方法： 可使用工具（如富通天下）自动验证邮箱有效性。

内容撰写

开头：
- 避免使用 “Dear Sir/Madam”，要有明确的称谓。
- 说明获取联系方式的途径（展会、平台等），增加信任感。
  - It was a pleasure to know you at xxx fair in Country.
  - Noticed you are in the market for ...
正文：
- 直入主题： 说明写信目的（介绍产品、发放折扣等）。
- 多用数据： 如 “物流时间约 10 天”，而非模糊的 “很快”。
- 格式清晰： 重要内容加粗，段落间空一行，提升阅读体验。
- 内容精炼： 第一封信应少图、少链接，避免触发垃圾邮件过滤器。
- 语言专业： 使用通用字体，小语种需仔细翻译，避免拼写和语法错误。

结尾：

附上社媒链接，引导客户建立联系。

通用签名模板：

1
2
3
4
5
6


CONTACT US
ADD：2nd Floor No.227 Heping North Road, Sucuo, Chendai, Jinjiang, Quanzhou, Fujian, China
TEL：+86-595-85635811
FAX：+86-595-85678711
E-MAIL：eden@kaopushoes.com
Website：www.aililashoes.com

2. 利用 AI 优化开发信

生成开发信

我需要发展客户，给一些潜在客户发送开发营销信。我提供一些信息，然后请您帮我写一封，希望内容专业、可靠且极具吸引力，能够提高客户查看信的概率。您可以适当扩展，字符数的话不要超过 800，谢谢。

下面是我提供的一些信息：公司名：…… 产品：shoe charms、key ring 特性：支持客户定制样式用途：shoe charms 可以用来装饰 crocs、装饰 bogg bag、收集；key ring 可以当作附赠小礼品或者节假日小礼物
生成吸引人的标题

在社交媒体上扮演有影响力的角色，制作一个极有可能让收信人打开查看的信件标题。想想人们愿意阅读和分享的有创意、幽默、朗朗上口的内容。考虑标题中的哪些因素可能会吸引收信人并导致打开等行为。这封信的主题是 “"。请根据这一主题撰写标题，以便目标潜在客户尽可能打开信件
自我审查开发信
我将会发送一封开发信给你，然后需要你帮我指出开发信还有什么不足之处，并说明为什么。如果明白，不用过多的回复，只要回复“好的”即可，谢谢。

（此处粘贴开发信内容）

回答：开发信可能存在的几点不足
1. 缺乏个性化：…
2. 缺少证据支持：…
3. 缺乏关于公司背景和信誉的介绍：…
撰写跟进邮件（激活客户）
帮我用英文翻译一下下面的内容，需要比较专业、商务的英语，谢谢。

（此处粘贴中文内容）

hello，前几天我发送了一封开发信给十来个公海客户，其中有一两个人打开查看了。我现在应该再发送什么内容能委婉地让他们看到邮件后进行回复？或者有什么技巧可以吸引他们与我交流的吗？如果可以的话，请你帮我拟写一封用于委婉地激活新客户的邮件。

回答：
1. 个性化的跟进： 发送一封个性化的邮件，提醒他们你之前发送的邮件，并询问他们是否有任何问题或需要进一步的信息。
2. 强调价值： …
3. 提供额外资源： …
4. 创建紧迫感： …

3. 开发信标题

基本原则

简洁明了，突出重点，内容相关。
直接表明意图
- How could we be your possible vendor - Ailila company?
- Hello, Interested in Footwear/Slippers direct sourcing? Can you give me 2 minutes, please?
问句形式

How to get the durable and comfortable shoes?
形容词 + 产品

Great PVC key chains for decoration from Ailila, China
避免使用的垃圾邮件关键词

“供应商”、“厂家”、“批发”、“采购”、“询价”、“报价”、“货物”、“运输”、“物流”、“代理”、“合作”、“合作伙伴”、“质量”、“认证”、“检验”、“报关”、“清关”、“进口”、“支付”、“结算”、“付款”等。
分类标题模板
- 新产品/服务：New product launch: a possible solution to your problem
- 提供解决方案：Do you have a solution to the challenges your business is facing?
- 优惠宣传：Only for you: Enjoy special discounts
- 分享行业事态：Do you know? Our product is changing the industry
- 分享成功案例：The Story of Satisfying Customers: How to Achieve Business Growth

4. 其他模板与技巧

通用重发邮件模板

中文版： 尊敬的客户，

首先，非常感谢您对我们公司的关注和查看我们的邮件。我们非常重视您的时间和兴趣，并希望能够与您建立起互动和合作的机会。

我们理解您可能有很多邮件需要处理，不过我们仍希望您能在空闲之余回复我们的邮件。您在阅读我们的邮件内容之后，若有任何关键信息和价值吸引了您，或者对我们的产品或服务有任何疑问或兴趣，请不要犹豫与我们分享。我们将竭诚为您提供更多详细信息。

此外，我们也非常欢迎您分享您的观点、经验或建议。我们相信通过更深入的交流，我们可以共同探讨行业趋势、市场分析等方面的话题，为您提供更多附加价值。

最后，我们希望能够与您建立起长期的合作关系，并为您提供卓越的产品和服务。期待您的回复！

祝您一切顺利！诚挚地， [您的名字]
圣诞节祝福模板

英文版： Thanks & best regards, [your name]

Christmas is coming soon, may you spend warm time with your family, have a happy Christmas, and be filled with happiness!

In this season full of peace and laughter, we want to express our sincerest blessings. May your life be filled with warmth, your career prosper, and the new year be even more brilliant.

A new year is approaching, and we sincerely look forward to working together in the future to contribute to your career development. Please remember that we are always here to provide you with comprehensive support and services, working together to create a better tomorrow.

Finally, I wish you and your family a joyful and warm Christmas. Everything goes smoothly in the new year, and I look forward to more wonderful times in the future. Merry Christmas!

5. 合规与转化思路

合规性提醒

未经同意收集个人信息并大量发送邮件的行为本身存在问题。
转化策略（访客变顾客四阶段）
1. Awareness（认知）： 提供折扣券、新产品信息，吸引潜在客户。
2. Interest（兴趣）： 提供产品或服务的详细信息。
3. Decision（决策）： 制造紧迫感，促使客户尽快做出购买决策。
4. Action（行动）： 提供优质的售中与售后服务。
建议

通过独立站持续提供有价值的行业信息，引导用户主动留下邮箱。例如，在网站注明：By entering your email, you agree to our Terms & Conditions and Privacy Policy.

七、PS 抠图技巧

抠图前必做

栅格化图层

右键图层 → 栅格化（若为智能对象/形状/文字图层）
备份原图

Ctrl + J 复制一层，避免破坏原始图像

基础选区工具

工具	快捷键	适用场景
魔棒工具	`W`	背景单一、边缘清晰、颜色对比强烈
套索工具	`L`	手动勾选，配合魔棒微调选区
快速选择工具	`W`（切换）	类似“智能画笔”，适合主体与背景对比明显

加选：按住 Shift
减选：按住 Alt

按场景选择抠图方法

1. 背景干净 / 主体边缘清晰

2. 复杂背景（主体与背景颜色相近 / 纹理混乱）

推荐：快速选择工具 + 选择并遮住

快速选择工具大致框出主体
点击顶部栏“选择并遮住”（Ctrl + Alt + R）
用“调整边缘画笔”涂抹毛发/边缘
输出为“新建带有图层蒙版的图层”

3. 头发丝 / 毛发边缘

4. 半透明物体（婚纱、玻璃、水珠）

抠图后处理（通用）

操作	快捷键 / 入口	作用
选择并遮住	`Ctrl + Alt + R`	优化边缘、去杂色、羽化、平滑
图层蒙版	点击图层面板下方图标	无损擦除/恢复，便于反复调整
去白边/黑边	蒙版 → 滤镜 → 最小值/最大值	收缩或扩展蒙版，消除边缘残留
羽化	`Shift + F6`	让边缘柔和，适合合成

进阶建议

非破坏性优先

多用蒙版，少用删除
智能对象 + 蒙版

将图层转为智能对象后再添加蒙版，可随时调整抠图范围，且滤镜效果可编辑
复杂物体拆分抠

主体、头发、半透明部分分别处理，最后用图层组整合